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COO直伝!『ルーティンは作らない』 効率化の秘訣とは

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高尾 有沙

こんにちは、株式会社イノベーター・ジャパン(以下、IJ)の高尾です。

先日公開した「社長に学ぶ!至高のタスク管理術とは?【7つのTIPS】」が好評を博していたため、別のメンバーにも、効率化のコツについて聞いてみることにしました!

以下では、『マルチタスクの神』ことCOOのぺんさんに「効率化をはかり、優先順位に沿ってタスクを推敲していく」ために必要な心構えについて聞いてみました!スクリーンショット 2021-10-11 13.46.16
(本インタビューはオンラインにて実施しました)

ー今日は「マルチタスクの神」と社内で呼ばれているとか呼ばれていないとか…のぺんさんに登場していただきました。本日はどうぞよろしくお願いします。

よろしくお願いします。飯田です。社内では『ぺんさん』と呼ばれています。そんなにすごいことはしていないつもりなのですが、読んでいる皆さんのお役に立てると嬉しいです。「タスクを爆速で遂行し、QOLを向上させる」ために必要な7つのTIP

タスク管理は『紙』と『Notion』

ー早速マルチタスクの秘密を暴いていければと思うのですが、タスク管理はズバリ、どのようにしているのでしょうか?

そうですね。大まかなタスクはNotionを使って管理していますが、大体のことは脳内に入っていますね。あとは適宜紙のメモも使っています。

ーの、脳内…!?早速すごいキーワードが出てきましたが、それではNotionはどのようなときに利用しているのですか?

そうですね。大まかなタスクはNotionを使って管理していますが、大体のことは脳内に入っていま

す。もちろん、脳みその覚えておける容量は決まっているので、

  • タスクが漏れそうなとき
  • 期日までのリマインドが必要なとき

はNotionを使うようにしています。更に、『その日にやらないといけないこと』がたくさんあってパニクりそうな時は紙に書くようにしています。スクリーンショット 2021-10-06 17ー紙とNotionの使い分けはどこにあるのですか?

パツっているときに『今日絶対にやらないといけないこと』を書き出すのが紙。書いたほうが頭が整理されるので。PCの横にいつも置いておくようにしています。

ただ、紙はどこでも見れるわけではないので、

  • 自由度が高い
  • リマインドしてくれる
  • どこからでも参照できる

という特徴を持つNotionも使っています。脳みそ以外のもう1個のハードディスクのようなイメージですね。Image from iOS (10)
ータスクを洗い出した後は、どのようにスケジュールに落とし込んでいますか?

自分の場合、毎朝メールやSlackを見ながら『今日絶対にやらないといけないこと』を明らかにし、ミーティングなどのスケジュールを見ながら、この時間にこのタスクを、というのをパズルのように当て込んでいきます。勿論、タスクを事前に決めておいてもできない日もあるので、そこは臨機応変に変えていくという前提ですが、計画段階であっても多少の余裕は持たせるようにしています。

タスク管理とは『やらないことを決める』こと

ータスク管理の際、心がけていることはありますか。

2つあります。

1つ目は、『やることを決める』のではなく『やらないことを決める』こと。
例えば、新しいタスクが入ってくると、都度入れ替え検討をします。これは『やらないことを決める』ことです。

2つ目は、1つ目の問いとも付随しますが、『どうやって自分でやるか』ではなく『どうやったら自分ではなくても出来るようになるか』を考えることです。
勿論、見積もり承認とか、決済関係など、自分がやらないといけないものはありますが、これも徐々に権限移譲したり、『やらないこと』を決めたりしています。

ーどうしてそのようなことを気をつけているのでしょうか。

人に渡したり、渡すために加工するなどをしないと、タスクは膨れ上がっていきます。また、見ている範囲も広いので、新しいタスクもどんどん入ってくる、という構造になっています。

ルーティンをたくさん積み上げていく人もいると思いますが、それも極力やらないようにしています。なぜなら、ルーティンタスクは、自分でやっていく限り上積みされ続けていくからです。

タスクが発生した時点で『誰かに渡すか』さもなければ、『積まれていくか』のどちらかになることを考えると、前者を意識したほうが良いな、と思うようになったのです。

ーいつ頃からそのような思考になったのでしょうか。

社会人になってからの試行錯誤の結果ではありますが、決定的なきっかけはCOOに就任したことだと思います。タスクに集中してしまうと、他のところのフォローをしたり、全体を俯瞰することができなくなります。それでは自分がやらないといけないことに集中できているとは言えません。

自分の仕事は『みんなの状況を確認し、適切な状態にすること』だと思っているので、そんな僕自身のタスクがギチギチなのは好ましくない状態だと思うようになりました。

ーそういう状態を保つために、気をつけていることはありますか。

1つは、いい意味で『完璧は目指さない』と決めることです。自分が持っているタスクであっても、一旦6〜7割で早めに出してブラッシュアップしていけばいいと思っています。

もう1つは、『優先順位の強弱』です。いまの自分はタスクを振られることはないので、会社の状況やチームの状況を見て強弱をつけたり、、タスクをお願いしています。そうやってメリハリを持って、今日全力投球するものを決めておくことが大切だと思います。

メンバーのタスク管理は『無理させない』と『振り返り』が鍵

ーぺんさんはメンバーにタスクを振る、ということをされていると伺いましたが、その際気をつけていることなどはありますか?

『無理をさせない』ことと、『できなかったら振り返る』ことの2つですね。

タスクを振るときからメンバー個人個人の状況を細かく把握しているわけではないので、振る際に個々に確認しながら状況把握をして、大丈夫そうであればタスクをお願いしています。

1つ目の『無理をさせない』については、別にそのタスクをやらなかったからマイナス評価になるわけではないし、無理に受けても誰も幸せにならないということから、そのときの状況を見て無理のない範囲でお願いするようにしています。『出来る方法を探す』のは依頼する側の責務であり、タスクを遂行する人には正直に状況を伝えてもらえればそれで良いと思っています。

2つ目の『振り返り』については、もしタスクを依頼して『できない』という事態が発生した場合、事前の見積もりと実際の遂行状況を見比べて、その間のギャップを一緒に振り返るようにしています。起きてしまったことは仕方がないので、同じ過ちにならないようにすることの方が大事だと思っています。

集中力が下がったら『五感のどれかにアプローチ』

ー「今日はなんだか捗らないな…」というときはあるのでしょうか。集中力が下がったときの回復方法はありますか?

もちろんあります笑。僕は五感のどれかを変えてみる、ということをやっていますね。

  • 嗅覚:コーヒー・アロマオイル
  • 味覚:飲み物・ガムなど
  • 視覚:カフェ
  • 触覚:運動
  • 聴覚:雑談

といったようなものを、実施が簡単なやつから試していきます。例えば、机の上にアロマオイルとアロマストーンがあるので使ってみるとか、ガムを噛んでみるとか。それでもいまいち切り替えられない場合には、場所を変えるようにしています。例えば、オフィスじゃないなと思ったらカフェに行く、とか。susipaku584PAR54932_TP_V

ー集中力を回復する上で大事なことはありますか。

そもそも集中力は切れるものです。

集中力回復の手段をいくつかやってみることで初めて集中の切れ具合が分かるので、まず「切れてきたかな」と思ったら、それらを試すようにしています。

やらないようにしているのは『だらだらやる』こと。煮詰まったり、中だるみしているときには、例えば雑談などをして切り替えのタイミングを意図的に持つようにしています。

ーだからぺんさん、たまに仕事中にメンバーに話しかけてくれるんですね笑。

そうですね笑、雑談の後はきゅっと気合が入ったりするので。

インプットは『目的をベースに』『様々なチャネルから』

ー少し話はそれますが、ぺんさんはマルチタスクなだけではなく、いろいろな情報にも精通している印象があります。どのように効率的に情報収集を行っているのでしょうか。

情報を取るものやシーンによってチャンネルを変えています。

例えばTwitterでは、速報性の強いジャンル、例えば金融・仮想通貨・株などの情報収集をしています。

FacebookやDiscordでは、界隈のコミュニティに参加して特定分野の見識を広げたり。

noteや書籍では、今の自分が担う組織開発についての情報を仕入れています。

ラジオは土日の午前中に聞いています。週末に東京でやっているイベントを教えてくれたりするので、興味のあるものに参加したり、足で情報を取りに行くことをしています。

テレビやYoutubeは筋トレしながら見ていますね。

ーインプット量がとても多い印象がありますが、新しい情報を手に入れるために意識していることはあるのでしょうか。

そもそも、新しい情報を取りに行かなくちゃ、という意識はそこまでありません。どちらかというと、自分の関心や目標、キーワードなどが念頭にあり、それに関係する情報が入って来やすい環境を創っている、といったイメージが近いですね。最新情報よりは、自分の業務に必要なものです。

例えば、業務で必要になりそうなことを先回りしてインプットしています。今後こういうタスクが生まれそうだなとか、仕事として関わりそう、となった領域とか、自分の目標とか、目指したいキャリアとか。そういうものについては、手段は問わず、本を買って情報収集したり、ネットで記事を読みます。

情報はたくさんあるので、闇雲にではなく、計画的にセンサーを立てておく必要がありますね。興味のある分野にセンサーを立てておけば、自動的にそれに関連する新しい情報が目に入るようになると思っています。

ーぺんさんの机の上には本が置かれている印象がありました。読書の方法についても教えてください。

読書の方法は読みたい本、収集したい情報が増えたことで、変化しました。いまの僕は通して全部読むことを意識していません。例えば、目次を見て、かいつまんで必要なもののみ読むだったり、辞書的な使い方をしています。ビジネス本は目次だけでも十分だし、途中からでも読めると知ったからです。

『あそこにこういうことが書いてあった気がする』というのを覚えておけば、後でいくらでも参照することができますからね。

ー本の読み方はどのようにしていますか?

最近は、Audibleを積極的に活用しています。通勤中や散歩中に聞いているのですが、特に散歩するときは体動かす以外に頭を使うことはないので、耳に情報を入れて頭に入れているのがやりやすいと感じます。目で追う『読書』は本だけに集中しないと内容が入ってこない一方で、脳みそを使わない作業、例えば料理、洗濯、食器洗いなどのときにはAudibleのような音声読書は最適だと思います。

仕事の上で大事にしている価値観は『まずは自分から』

ー最後に、仕事の上で大事にしている価値観について教えて下さい。

『まずは自分から』ということを意識しています。自分を成長させるのも、自分に負担をかけさせないのも自分であり、まずは自分自身がどうしたいかを考えていくことが必要だからです。

仕事がパンパンで忙しいなら、その状況を打破するのも自分であり、他人のせいにし続けている限りは問題は解決しません。他人の問題と自分の問題は切り分けて、自分に変えられるところを積極的に変えていくということかなと思っています。

例えば何らかの目的達成をしたいのであれば、まずは自分をどう取り扱うか?という問いを自分に投げかけてみる。自分が成長するなりやらないなり、決めるのは自分だからです。

最近職場のメンバーに『嫌われる勇気』をおすすめしているのですが、そこにもかなり近いことが書いてあります。

ちなみに、『自分の責任、自分の考えで動く人』であることは、弊社の採用要件にも書いてあるくらい、とても重要な価値観ですね。

ー覚悟と優しさのおりまざった、とても素敵なお話を聞かせていただきました。ありがとうございました!

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