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社長に学ぶ!至高のタスク管理術とは?【7つのTIPS】

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高尾 有沙

image1111こんにちは、株式会社イノベーター・ジャパン(以下、IJ)の高尾です。

先日、社内勉強会(なれっじの会)で弊社代表である渡辺さんを講師として招き、タスク管理・仕事効率化の秘訣について色々教えていただきました!

以下では「タスクを爆速で遂行し、QOLを向上させる」ために必要な7つのTIPSについて、聞いてみました!

まずは7つの金言から!「タスクを爆速で遂行し、QOLを向上させる」ために必要な7つのTIPSでは、早速詳しく見ていきましょう!

①タスクの洗い替えは定期的に!

私は、「人生が最も大きなプロジェクト。その中に仕事や業務、サブプロジェクト、プライベートなどが含まれている」と考えています。
そのため、それらのすべてをタスクリストを使って、管理するようにしています。

でも、タスクリストの使用をずっと続けていると、なんとなく陳腐化してしまう…そんなことありませんか?
そこで、構造の見直しを定期的にすることが大事です。

私は四半期ごとに行っていますが、皆さんは自分自身にあったペースでやってみてください。

また、一個一個のタスクではなく全体のバランスや構造はどうか?ということも見直すことも重要です。全体を見通すために、マインドマップ(XMindなどのソフトを利用するのがおすすめ)で可視化することも出来ます。

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ここで気をつけないといけないのは、このタスクリストの範囲。私は、仕事だけではなく、人生の目標も含めるのがとても大事だと思っています。

そのために必要なのは、SWOT分析。プロダクトのマーケティングをする際によく利用され、強み、弱み、機会、脅威を明らかにするものですが、これを自分自身に対しても定期的に行うことで、

1) 積極的にやるべきこと
2) 他者の力を借りてやること
3) やらないこと

が見えてきます。

②GTDメソッドを駆使せよ!

GTDとは、「Getting Things Done」の略で、「個人と組織の生産性の向上を助ける、タスクやプロジェクトを整理して管理する仕組み」のことです。私は日常業務において、このメソッドを多用しています。頭の中を空っぽにしてから実行に移すために欠かせない手段なので。

※参考サイト:https://gtd-japan.jp/about 

主に毎週月曜日の朝イチで、「今週やらないといけないこと」を洗い出す時間を1時間程度取っています。これによって、頭を空っぽにしてから100%実行に移すことができるからです。この時間は、週の命運を分ける重要なものなので、時間を書けて丁寧に行うことをおすすめします。

TODOアプリは何でも良いですが、自分の一番使いやすいものを選んでみてください。個人的には、Microsoft To Doが一番フィットしています。

当日の朝、何をしないといけないのを明確化し、Microsoft To Doで【My Day】というのをマークしていきます。そしてその日はひたすら消し込んでいく。この繰り返しで、かなりスッキリとタスク管理できると思います。

参考動画はこちら:
https://www.youtube.com/watch?v=JJhhTuWIbCg&ab_channel=ProlificOaktree image7777

③思考のお供はA3方眼紙!

思考系のタスクをそもそもやる時間がない、という人におすすめなのは、タスクを「作業系」「思考系」に分けること。私の場合、毎日ミーティングが多いので、日中はどうしても、ミーティングの合間にこまごまとした「作業系」をこなすことになります。これは優先順位順にやっていきます。

「思考系」の仕事は、人が少なくなった夕方以降や、脳みそが活性化している時に行っています。このように、「いつ」「何を」を1日のスケジュールのなかでイメージすることで、より取り掛かりやすくなります。

そもそも思考系の仕事に取り掛かるためには、バッファを作り、作業系のタスクを全体の8割くらいに留めることも重要です。作業に忙殺されると、どうしても思考に時間を避けないですから。

そして、思考系のタスクをやりきる上でのコツは、主に3つあると思っています。それは、

  • 時間で区切る
  • 紙の上でやる
  • 範囲を決める

ということです。特におすすめしたいのはA3の方眼紙。手書きで構想メモを書いたりして、図式化すると、ネタにしやすいし、他人にも共有しやすくなるので、思考が益々実装に近づきます。

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④ルーティンは最強!

毎日のルーティンと、週のルーティンをどちらも作成しています。

【週のルーティン】

毎週のルーティンは、大まかに以下のようなものを決めています。

  • 月曜日:先述にもありますが、午前中にタスクの洗い出しをし、優先順位、期限など、プロジェクトに分類
  • 平日:【My Day】で今日やることをチェックし、タスクを明確化する
  • 金曜日:午後は予定を空けて、余裕(バッファ)を作る
  • 土曜日:朝にひとりKPTを行ない、来週に備える

正直、タスクをいくら分類し推敲しても、やるだけだと改善ができません。だからこそ、この土曜日の朝の振り返りが重要なのです。サブプロジェクトまで含めた振り返りを毎週末することで、翌週に備えることが出来ます。

【毎日のルーティン】

週のルーティン同様に、日々のルーティンも大事にしています。

  • 出勤前:毎朝15分のストレッチ
  • 昼間:MTGは基本的に多く、営業がある日もあるが、少ない日は考え事に充てている。15時半〜16時でプランクタイム。散歩ミーティングをすることもある
  • 夜:毎日メニューを組んで、自転車や筋トレをしている

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(渡辺さんの自転車からのショット!躍動感…!)

また、その日の差し込みタスクがあった場合には、その日の夜のうちに処理することが多いです。日々のタスクを8割くらいにして余白を作っているので、そこで処理しています。また、金曜日にバッファを設けているので、そこで吸収しています。

⑤優先度を明確に!

前提にしている価値観として、

自分の身体・精神の健康> 家族・パートナーの幸せ >仕事

というのがあります。なので、これらに則って、時間の割り振りなどを行っています。

そのため、健康のための時間だけではなく、自分自身の学びたい勉強などにも時間を使うようにしています。

もともと、日本発信で世界を変えたい!という気持ちがあったので、ファンド系、アート系、写真集などを気が向いたら手に取れる位置に置いて、時折読んでいます。自分の役に立つ勉強は、時間を決めて行うのではなく、気持ちが乗っているときに行うようにしています。それも幸せにつながるので。

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⑥モチベーションは幻?

私自身、「モチベーションは幻」だと思っています。人間の心は、ホルモン分泌によって成立しているので、「モチベーションをどう上げるか」ではなく、「テストステロンをどうコントロールするか」を考えるようにしています。

テストステロンというのは運動・筋トレによって分泌されるので、なるべく大きな筋肉を動かすことを意識しています。例えば、プランクは腹筋を動かすために。スクワット・フロントランジで足まわりを鍛えたり。集中力を高めるためにも効果的です。

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⑦集中できないときは、「お気に入りの場所」へ。

とはいえ、どれだけ気をつけていても、集中力が切れてしまうことがあります。そんなときには、いつも、とっておきの場所に行くようにしています。

弊社の裏にあるチョップコーヒー (CHOP COFFEE)というカフェは、弊社社員の行きつけで、社員も一緒に行っています。もはや弊社の休憩所と化していて笑、ホット一息付ける時間になっています。弊社は表参道にあり、街の性質上、トレンドの最先端の刺激がもらえる場所であるにも関わらず、オフィスに閉じこもっているのはもったいない!

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*

以上、7つのコツについてお話をいただきました。
(話を聞いた筆者は、早速、盛大な反省とともにGTDメソッドを取り入れたタスク管理をはじめましたとさ…)

共にイノベーター・ジャパンを創っていくメンバーWanted!

さて、弊社は現在、絶賛組織拡大中につき、たくさんのポジションで仲間を募集しています。

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